A participação (incluindo discussão e voto) nas reuniões da Assembleia Geral constitui um direito dos sócios, excepto nos casos em que a Lei permita ou determine a exclusão ou restrição desse direito. Um dos casos em que o sócio fica impedido de votar é quando esteja em discussão uma matéria em relação a qual se encontre em conflito de interesse com a sociedade. Por exemplo, se estiver em discussão a remuneração dos administradores e o sócio for um dos administradores que auferirá essa remuneração, ele não deve participar da discussão respectiva, nem votar em relação a essa matéria.

Quando tenha direito de voto, o sócio ou accionista não é obrigado a exercê-lo pessoalmente, ou seja, não precisa participar pessoalmente na Assembleia Geral destinada à discussão dos assuntos da sociedade, podendo fazer-se representar por terceiro – um representante legal (ex: pai do sócio menor) ou voluntário (ex: procurador).

Nos casos de representação voluntária, o representante deve exibir um instrumento de representação, ou seja, um documento que ateste a qualidade de representante e indique os poderes conferidos. O Código Comercial flexibiliza os instrumentos de representação para efeitos de participação na Assembleia Geral e indica que tal pode ser uma carta mandadeira, assinada e entregue a quem presida a reunião. Os poderes de representação podem constar de outros instrumentos como a procuração, a acta, o contrato, entre outros.

O “novo” Código Comercial (aprovado pelo Decreto nº 1/2022, de 25 de Maio) determina que o instrumento de representação voluntária que não mencione a duração e nem especifique os poderes conferidos é válido apenas para o ano civil respectivo (artigo 118, nº 4). Esta disposição legal significa que um instrumento de representação voluntária, como uma carta mandadeira, uma procuração ou contrato de mandato, devem especificar claramente a sua duração e os poderes concedidos ao representante, sob pena de serem considerados válidos apenas durante o ano civil em que foram emitidos.

Em termos práticos, tal significa que se um sócio conferir a outra pessoa o poder de representá-lo através de uma carta mandadeira datada de Junho de 2024, mas não indicar por quanto tempo essa autorização é válida, nem especificar quais poderes foram conferidos, essa representação será válida somente dentro do mesmo ano em que foi estabelecida, ou seja, dentro do ano 2024.

Entendemos que a disposição legal em análise visa conferir maior clareza e limitar a representação voluntária no contexto societário, garantindo que as partes envolvidas, incluindo terceiros (outros sócios e a sociedade) tenham a noção exacta do conteúdo e da duração dos poderes de representação, evitando-se interpretações ambíguas e potenciais conflitos.